Reformation

Met een 700-tal klanten en in totaal een vierduizend mensen die dagelijks met de producten werken, is Reformation niet de minste. Het bedrijf ontwikkelt en verkoopt al zeventien jaar software voor kapsalons, saunacentra, schoonheidsinstituten en zonnecentra. Hun sterkte: door de modulaire opbouw is de software voor elk budget toegankelijk.

Het idee voor het bedrijf ontstond toen zaakvoerder Christof Batens in een van de drie kapsalons van zijn ouders werkte. "Lang heb ik er niet gewerkt, want ik had al snel door dat ik niet creatief genoeg was", zegt Batens. "Wat ik wel merkte, was de noodzaak aan een degelijk systeem om de klantgegevens te beheren, de voorraden te controleren, enzovoort. Oorspronkelijk wilden we de software importeren uit Engeland of de Verenigde Staten, maar die programma's bleken niet aangepast aan de Belgische manier van werken. Daarom hebben we de ontwikkeling zelf gedaan. Onze software is nu gecertificeerd door de overheid. Dat levert enkele voordelen op. Als je bijvoorbeeld gebruik maakt van ons kassasysteem, dan hoef je je inkomsten niet meer in te schrijven in het kasboek. Op het einde van de maand kan je gewoon een printje maken en dat erin kleven."

De software is opgebouwd uit vier modules. Met de Basic-module kan je je klanten beheren, hun gegevens verzamelen, mailings sturen,... Het kassasysteem registreert je inkomsten, laat je toe het rendement van cabines of medewerkers te bepalen en nog veel meer. Een derde luik is het managersgedeelte. Wat zijn je beste dagen? Hoeveel geven de klanten uit? Ook documenten voor de boekhouding of het berekenen van de BTW-aangifte doe je hiermee. Tot slot is er de module Agenda. Deze laat je toe aan tijdsbeheer te doen en zaken grondig te plannen. Door de flexibiliteit kan je van de software gebruik maken vanaf 22 euro per maand.

"In totaal werken er vijf mensen bij Reformation", licht Batens toe. "Twee mensen bemannen onze helpdesk die dagelijks beschikbaar is van 8 tot 20 uur. Daarnaast zijn twee technici continu onderweg om service te bieden zoals herstellingen van printers of touchscreens. Zelf hou ik me bezig met de verkoop van de software, het geven van bijhorende opleidingen, het algemene management en het opvolgen van de klanten."

Reformation biedt immers niet alleen software, men begeleidt de klanten ook op cijfervlak. "Na zes maanden gaan we de cijfers evalueren. Doordat ik in de beautysector zo'n 120 referenties heb, kan ik daar interessante algemene cijfers uithalen. Hoe vaak keren klanten terug? Hoeveel bedraagt het gemiddelde kasticket? Hoeveel spenderen ze aan de aankoop van producten? Wanneer ik bij een klant kom, kunnen we dus bekijken hoe goed of hoe slecht deze het doet ten opzichte van landelijke gemiddeldes die wij uit onze software halen. Op deze manier fungeer ik ook als raadgever, iemand die meedenkt met de klant. Klanten die van 's morgens tot 's avonds zelf aan het werk zijn, hebben immers geen tijd om op een professionele manier een overzicht op te stellen en zaken te meten. Toch heb je deze nodig om je strategie en doelstellingen te bepalen. Met onze software houden we bedrijven dan ook een spiegel voor. Bij starters zien we bijvoorbeeld dat ze vaak te goedkoop werken of ergens geen geld aan te verdienen. Duurdere en betere arrangementen doen het momenteel bijvoorbeeld goed in saunacentra. Door specifiek raad te geven, kan men aanpassingen doorvoeren en zo misschien op langere termijn wel een faillissement voorkomen!"

Batens is ook zelf een beauty- en wellnessliefhebber. "Om de twee weken bezoek ik een privécentrum en elke maand ga ik naar een schoonheidsinstituut. Ik wil zien wat er in de markt leeft, wat er populair is, hoe anderen het aanpakken. Daarom ga ik ook altijd naar centra die geen klant zijn bij Reformation, ik wil incognito zijn en objectief behandeld worden. Zo creëer je een verbondenheid met de sector en die vind ik heel belangrijk. Ik ga ook jaarlijks naar een twaalftal internationale beurzen om op de hoogte te blijven van de nieuwigheden. Als een klant me zegt dat hij een innovatief apparaat aanschaft, dan wil ik immers weten hoeveel hij daarvoor investeert, op welke termijn hij dat geld kan terugwinnen, enzovoort. Enkel op die manier kan ik echt met de klant meedenken."